Інформаційне забезпечення споживачів архівного відділу за їх запитами

Провідне місце в роботі архівного відділу займає виконання запитів соціально – правового характеру, спрямованих на соціальний захист та забезпечення прав громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства як на території України, так і за її межами, а також задоволення інтересів населення, пов'язаних із доступом до документної інформації.

Запити до архівного відділу подаються у письмовому вигляді у довільній формі. Запити від юридичних осіб оформлюються на їх бланках за підписом керівника та
гербової печатки. Фізичні особи подають запити у формі заяви, в якій обов'язково вказують прізвище, ім'я по – батькові, місце проживання,• викладають запитання, яке їх цікавить, підписуються та зазначають дату оформлення заяви. Громадяни можуть надсилати заяви поштою або звертатись• безпосередньо до архівного відділу, де за допомогою працівника архіву можуть заповнити правильно заяву або отримати консультації про місця знаходження потрібних їм документів.
Письмовий запит без зазначення місця проживання, не підписаний заявником, а також такий, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.
Запити поділяються на тематичні, персональні, соціально – правові та непрофільні.
Соціально – правові запити є запитами про надання інформації, потрібної для забезпечення прав і законних інтересів громадян, які можуть затребувати інформацію
про себе. До таких запитів віднесені запити про:
- громадянський стан;
- освіту та навчання;
- трудовий стаж та нарахування заробітної плати;
- стану здоров'я, перебування на лікуванні;
- службу у Збройних Силах СРСР, Українському війську;
- творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й інші праці;
- нагородження, присвоєння почесних звань;
- участь у війнах та військових конфліктах; перебування в евакуації, на окупованій території; репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі, реабілітації.
Відповідно до статті 35 Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» (ст.35) надання архівних довідок, необхідних для забезпечення соціального захисту громадян, та архівних довідок судам, правоохоронним органам, контрольно-ревізійним органам України, а також юридичним та фізичним особам, які передали зазначені документи на зберігання до архівного відділу, здійснюється безоплатно.
Інші запити виконуються на платній основі. 
Термін виконання запитів соціально – правового характеру не може перевищувати 30 днів з моменту його реєстрації. Непрофільні запити переадресовуються за місцем зберігання документів протягом 15 днів з моменту реєстрації. Не розглядаються повторні запити від однієї і тієї ж особи або установи з одного і того ж питання, якщо відповідь вже надано раніше і доповнень до відповіді немає. Відповіді на запити соціально – правового характеру оформлюються документально у вигляді архівних довідок, архівних копій, архівних витягів та негативних відповідей (повідомлень). Під час підготовки архівної довідки працівник архіву зобов'язаний виявити і використати наявні у документах відомості, що стосуються запиту.
Відомості, що не стосуються запиту, до довідки не заносяться.